Digitalización - Ventajas y Beneficios

Rápida Recuperación de la Información
Un Sistema de Digitalización permite encontrar documentos rápidamente sin tener que dejar su asiento. Los sistemas de papel y de microfichas son más lentos porque los usuarios tienen que efectuar búsquedas manuales en los archivos.

Indexado Flexible
Un Sistema de Digitalización puede indexar documentos de diferentes maneras simultáneamente, sin embargo, indexar papel y microfilm de diferentes formas resulta difícil de manejar, es costoso y se pierde tiempo valioso.

Búsqueda por Texto
Los sistemas de Imágenes Digitales permiten recuperar archivos mediante una palabra o frase en el documento, una habilidad imposible de lograr con el papel o las microfichas.

Los Archivos No Se Pierden
Los documentos con imágenes permanecen en sus carpetas cuando se visualizan, de esta manera ninguno se pierde ó queda mal archivado. Además, utilizando las plantillas de indexación y la opción de búsqueda por texto, se puede encontrar documentos en caso éstos se encuentren accidentalmente cambiados. Es costoso y se pierde tiempo al reemplazar documentos que se han extraviado.

Archivo Digital
Con un Sistema de Digitalización de Documentos se reduce el riesgo de daño o pérdida, tanto en papel como en los archivos electrónicos. Mantener las versiones de archivos de los documentos en el Sistema Digitalización de Documentos ayuda a proteger del manipuleo a los documentos que están impresos en papel y mantiene los documentos electrónicos en un formato de uso general.

Comparta los Archivos Fácilmente
El Sistema de Digitalización facilita compartir documentos y papeles electrónicamente con los colegas y clientes en la red, en CD, o a través de la web. Generalmente, los documentos impresos en papel necesitan fotocopiarse para poder compartirse y el microfilm necesita ser convertido en papel.

Seguridad Garantizada
Un Sistema d e Digitalización puede garantizar un control más flexible y mejor de los documentos delicados. El Sistema de Digitalización controla la seguridad en la carpeta, el documento, ó a escala individual por palabra para diversos grupos e individuos. A diferencia de los archivos impresos en papel que se encuentran en los archivadores, ó en ambientes destinados para archivo que tienen todos el mismo nivel de seguridad.

Ahorra Espacio
Un Sistema de Digitalización ayuda a recuperar un espacio valioso en la oficina, que se había perdido previamente por los gruesos volúmenes de papel.

Recuperación en caso de desastre
Un Sistema de Digitalización ofrece un modo fácil de efectuar back-ups de los documentos para su almacenamiento fuera de la oficina y recuperación en caso de desastres. El papel es un medio voluminoso y caro para hacer los back-ups de los documentos y vulnerable al fuego, las inundaciones y los robos.